La organización de eventos culturales es un proceso más complejo de lo que puede parecer a simple vista en los que absolutamente nada queda al azar. Desde que surge la idea de la organización de un evento de estas características hasta que se lleva a cabo, se producen varios procesos y la planificación de diferentes aspectos para que el resultado final sea el deseado, tanto para los organizadores como para los asistentes o espectadores.

Los eventos culturales son aquellos cuya temática principal engloba alguna rama artística, fiestas populares y tradiciones o, incluso, eventos relacionados con la música, el teatro y la pintura son también considerados como eventos culturales.

¿Qué hacer para organizar actividades culturales?

En cualquier evento los imprevistos siempre son inevitables, así que es importante tener una buena planificación, donde se detallen los objetivos y necesidades para llevar a cabo el evento, las prioridades y, por supuesto, el presupuesto disponible para su organización.

Aunque cada evento cultural tiene sus propias características y particularidades, lo cierto es que existen ciertos aspectos generales que son comunes en la organización de cualquier evento.

Lo primero que hay que tener bien claro es la idea y el concepto sobre el cual va a girar todo el evento y su programación. Esto ayudará a también a elegir el sitio o recinto adecuado para su celebración y las necesidades que se deben cubrir para que todo salga perfecto.

Cómo organizar un evento cultural

El primer paso para organizar un evento cultural de éxito, una vez se ha determinado la temática y su envergadura, es necesario establecer los costes que se destinarán a las diferentes áreas para su preparación y celebración: alquiler del espacio o recinto, contratación de medidas y equipos de seguridad, cachés y marketing y difusión.

Como ves, hay muchos factores que tener en cuenta, pero, sin duda, uno de los principales es elegir el sitio adecuado para su celebración según las características del evento.

Elegir el recinto o entorno adecuado

Todo evento necesita de un espacio acondicionado para poder llevarse a cabo. En función del tiempo de evento que sea (concierto, conferencias, teatro, etc…) será necesario elegir un tipo de recinto o entorno en particular que reúna las cualidades necesarias: salas de conciertos, teatros, espacios al aire libre…

Lo cierto es que existen multitud de opciones para elegir localizaciones así que antes de decidirte por un espacio concreto, deberás contar con un listado de recintos para descartar algunos y elegir aquel que mejor se adapte a las necesidades del evento y que, por supuesto, esté dentro del presupuesto establecido.

Promoción y patrocinadores

Todo evento necesita una estrategia de promoción y comunicación efectiva para darse a conocer entre el público y captar asistentes potenciales.

Por un lado, además de contar con un listado de posibles recintos, también deberás tener un listado con todo tipo de patrocinadores. Y es que siempre se necesitan ingresos extra para que el evento pueda sostenerse económicamente de manera independiente. Por eso, buscar patrocinadores relacionados con los intereses de tu audiencia y la temática del propio evento será una de las mejores opciones para obtener financiación. Para conseguirlos, puedes buscar quién ha patrocinado eventos similares y contactar con esas empresas o marcas directamente a través de todas las vías posibles: redes sociales, teléfono, correos, páginas web, etc. Puede resultar una tarea complicada, pero lo importante es no desesperarse en la búsqueda.

Por otro lado, especialmente teniendo en cuenta la era digital en la que vivimos, la promoción a través de canales digitales es un aspecto esencial para que tu evento sea un éxito. Según los gustos de tu público objetivo debes trabajar sobre los canales oportunos para atraer a tu público para conseguir el máximo impacto. Para ello se elabora un plan de promoción y comunicación donde se detallen las acciones que se vayan a llevar a cabo para promocionarse en medios y canales especializados, generar difusión a través de las redes sociales y otros canales estratégicamente seleccionados para dar a conocer tu evento.

El espectáculo, el centro de atención

Por supuesto, el centro de atención de cualquier evento cultural será el espectáculo por el que los asistentes han decidido acudir a tu evento y, en algunos casos, hasta pagar una entrada que a veces no es nada económica.

Si se trata de un show, un concierto, una obra de teatro o, incluso, un festival, es importante que lo que ocurra encima del escenario esté perfectamente organizado para que los asistentes vean por lo que realmente han pagado, si es el caso: buen sonido, buena visión y un buen espectáculo para los ojos.

Si se trata de un evento cultural al aire libre, por las calles de una ciudad, será importante determinar correctamente el lugar para la realización del espectáculo sin que el público moleste a los artistas ni éstos puedan molestar a los asistentes que están presenciándolo con interés.

Planificación y valoración posterior al evento

Una vez finalizado el evento, es necesario realizar un trabajo de revisión y estudio posterior para conocer las estadísticas y analizar todos los aspectos del evento, incluidas las valoraciones de los asistentes y la repercusión que haya podido tener en las redes sociales, tanto positivas como negativas.

Realizar este trabajo nos permitirá conocer qué ha funcionado, qué no y cuál ha sido la rentabilidad de la actividad. Con todos estos datos sobre la mesa, se podrán tomar las decisiones adecuadas para futuros proyectos y poder garantizar que sean exitosos de acuerdo a los objetivos planteados y teniendo ya en cuenta los resultados obtenidos del evento anterior.