¿Qué elementos debes tener en cuenta para la correcta organización de un evento de empresa?

Los eventos corporativos o empresariales se organizan para estrechar lazos entre profesionales del sector o para dar visibilidad a la marca queriéndonos acercar más nuestro a nuestro target principal. En este caso, siempre se pretende conseguir un evento exitoso que sorprenda tanto a los participantes como a los invitados. Para ello, es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales para la correcta organización:

1. El entorno empresarial: Aquí tendremos en cuenta el público objetivo al que nos queremos dirigir y la temática, es muy importante saber hacia dónde va enfocado el evento.

2. Presupuesto: En función de la magnitud del evento el dinero destinado a su organización será una cantidad u otra, no todos los eventos son iguales, por lo que es muy importante decidir qué cantidad exacta se necesitará destinar para cubrir todas las necesidades.

3. Tipo de evento: Puede ser desde una presentación de producto o marca, hasta una cena de inauguración, gala benéfica, congreso, team bullding, etc. En este punto es muy importante que quede bien definido el objetivo para saber qué tipo de evento se va a organizar.

4. Instalación dónde se realizará el evento: Si la empresa no dispone de espacio suficiente para realizar el evento, tendrá que pensar en el lugar adecuado para organizarlo, teniendo en cuenta siempre, el presupuesto destinado a ello. Aquí el tema de los contactos juega un papel fundamental para conseguir que el alquiler del espacio sea gratuito o lo menos costoso posible. Realizarlo en un lugar conocido para promocionarlo al mismo tiempo, no sería una mala idea.

5. Catering: En esta parte, también es importante llegar a un acuerdo con las empresas proveedoras de catering, pueden de alguna manera patrocinar el evento ofreciendo comida a cambio de visibilidad de marca, lo mismo que cuando seleccionamos el espacio del evento. Las colaboraciones en este caso son fundamentales para optimizar costes.

6. Seleccionar fecha adecuada: Es importante fijar si el evento va a ser entre semana o el fin de semana y que no coincida nunca con otro empresa parecido o relacionado del mismo sector, ya que se corre riesgo de no poder contar con todo el público objetivo que queremos. Lo ideal para la organización de eventos es hacerlo de Lunes a Viernes en horario laboral.

7. Invitados: Es importante que si se realiza un evento corporativo dónde hay ponentes, se cuide a estos invitados, que al final son los que a través de menciones en redes sociales o prensa nos pueden dar una potente repercusión del evento.

8. Azafatas: Contar con el servicio de azafatas para eventos es importante para gestionar bien la recepción y acreditación de los invitados y para participar de todas las actividades programadas.

9. Estrategia de marketing online antes y después del evento: A fin de conseguir una buena participación por parte de nuestro público objetivo, hay que saber qué medios de comunicación utilizaremos para anunciar el evento. En este caso elaborar notas de prensa en medios online generalizados y específicos del sector y la participación en redes sociales, nos ayudará a la hora de conseguir una buena repercusión mediática y digital. Actualmente, es habitual crear una landing con toda la información del evento e incluso hacer concursos en redes sociales, algo muy común hoy en día, dónde la gente interactúa por el simple hecho de ser obsequiado con un regalo exclusivo y personalizado o con algún código de descuento. En estos casos, el nivel de participación por parte del público objetivo es alto.

10. Post evento: Este punto es fundamental para valorar cómo ha ido el evento, la repercusión que ha tenido a nivel mediático y la valoración por parte del público objetivo. Si el nivel de satisfacción es bueno, normalmente se suele volver a repetir de forma anual. Con ello, se pretende acercarnos más a nuestros clientes y abrirnos para conocer a nuevos clientes potenciales.