Existen multitud de tipos de eventos. Uno de ellos son los eventos sociales, que son aquellos definidos por una reunión de personas con antelación para abarcar cualquier área social o disfrutar de algún acontecimiento concreto: aniversarios, conferencias, graduaciones, convenciones, etc. 

En definitiva, se podría decir que una gran parte de todos los tipos de eventos que se pueden organizar se englobarían dentro del término “eventos sociales”. Entonces, ¿qué tipos de eventos sociales son los más habituales?

Tipos de eventos sociales

Se podrían hacer dos clasificaciones según el ámbito social en el que se lleven a cabo este tipo de eventos: familiares o profesionales. Si se trata de un evento entre compañeros de trabajo o el equipo de una empresa, se podría hablar de los siguientes tipos: 

  • Eventos de networking: este tipo de eventos suelen llevarse a cabo para establecer relaciones entre profesionales y crear nuevos contactos. Además, ayudan a fortalecer el trabajo en equipo y a relacionarse en otro tipo de entorno fomentando la creatividad y reduciendo el estrés.
  • Jornadas de puertas abiertas: muchas empresas de diferentes sectores se encargan de realizar este tipo de eventos con objetivos muy diversos. Son eventos que están enfocados a conseguir potenciales clientes y a asentarse frente a un público concreto. En estas situaciones, tanto el líder de la empresa como el resto de trabajadores o del equipo están presentes proyectando una sensación de unidad.
  • Congresos, conferencias, ferias y celebraciones: estos eventos son unas de las mejores opciones para estrechar lazos con posibles clientes y con los empleados. Las celebraciones suelen darse para conmemorar algún logro, acontecimiento o aniversario de la empresa.

Si nos referimos a eventos entre familiares y amigos, encontraremos los siguientes:

  • Bodas, bautizos y comuniones: son tres de los grandes eventos por excelencia entre familiares y amigos. A la hora de organizar este tipo de eventos es importante elegir toda la decoración según los gustos de los novios. Otra de las claves son la disposición de los invitados, así como el número de personas que asistirán para que no falte de nada.
  • Cumpleaños: otro de los acontecimientos acompañados de una gran celebración y reunión entre familiares y amigos. En estos casos, es muy frecuente que se realicen celebraciones sorpresa para el cumpleañero.
  • Reuniones: a veces no hace falta que sea una fecha señalada para hacer una reunión con la familia o los amigos. En estos casos, simplemente se trata de socializar y de reunirse para pasar una jornada agradable.

¿Qué hay que tener en cuenta para organizar un evento?

Comodidad y orden son las dos claves principales para organizar cualquier evento social. Sin embargo, hay que tener en cuenta otros factores cruciales para que dicho evento sea un éxito, ya sea a entre familiares y amigos o en un ambiente laboral o profesional: escoger hora y fecha adecuadas, definir un código de vestimenta claro, enviar con antelación las invitaciones y cuidar los detalles mientras dure el evento.

Objetivos claros

Todo evento se organiza teniendo unos objetivos en mente que cumplir, especialmente si se trata de un evento del ámbito profesional.

Los objetivos deberían de poder medirse o cuantificarse, como pueden ser incrementar el número de compradores, de clientes o, simplemente, ganar dinero con la realización del propio evento. Para esto es importante tenerlos muy claros ya que serán la pieza clave para la organización del evento, que se quiere transmitir y cuál será su enfoque. Para ello, resulta muy útil plasmar cómo se pretenden conseguir lograr dichos objetivos para aprovechar bien el evento

Conocer al público y al cliente

Una vez que se han definido correctamente los objetivos, será necesario saber qué público será el adecuado para lograrlos. Por ejemplo, si el objetivo es darse a conocer a los medios, habrá que realizar una selección de los medios de comunicación más interesantes e importantes.

Por supuesto, si se trata de un evento para atraer nuevos clientes lo más importante es conocer a tu buyer persona. Un buyer persona es la representación ideal de tu cliente formado a base de datos sociodemográficos concretos e información sobre aspectos como su conducta online, personal, profesional y de la relación con la empresa. Es decir, sería una definición de cuál sería el consumidor ideal para un producto o servicio concretos que proporciona la empresa.

Una correcta planificación

Por supuesto, cualquier evento no puede llevarse a cabo sin una correcta planificación donde se engloben todos los aspectos necesarios previos a la organización del evento como durante el mismo.

Todo evento necesita promoción para darse a conocer de alguna forma. Además, es básico contar con un presupuesto determinado con todas las partidas de gastos e ingresos en las distintas fases de producción del evento: proveedores, alquiler de espacios, medios técnicos, gastos de promoción, servicio de catering, patrocinadores, etc.

Durante el evento, es esencial controlar que todo surja de acuerdo a lo previsto, recogiendo feedback para saber qué está funcionando y qué no e interactuar en la medida de lo posible, si es el caso, compartiendo contenido en las redes sociales.

Escoger un buen espacio para eventos

Claro está que ningún evento presencial puede llevarse a cabo sin tener antes que nada elegido un buen espacio para su celebración. 

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