Las dificultades generadas a raíz de la pandemia de coronavirus para organizar eventos para evitar aglomeraciones y la facilidad que ofrecen las nuevas tecnologías han servido para el desarrollo de eventos híbridos, que combinan lo presencial y lo virtual, y de los eventos completamente virtuales. En los últimos años, la celebración de eventos 100% online ha ganado terreno permitiendo que miles y miles de personas, sin importar su lugar de residencia, puedan acudir a eventos con las mismas posibilidades que ofrecen los eventos presenciales.

La organización de un evento virtual requiere el mismo cuidado y los mismos preparativos que un evento tradicional. La preparación de un evento de estas características conlleva una planificación y un desarrollo definido según los objetivos a conseguir. Sin embargo, ese tipo de eventos tienen sus propias características por lo que es importante tenerlas en cuenta para su organización.

Ventajas que ofrecen los eventos virtuales

Los eventos virtuales brindan muchas ventajas que los de modalidad presencial no hacen. Actualmente, son una herramienta muy poderosa para alcanzar un mayor número de personas. Permiten una mayor accesibilidad, ya que no es necesario desplazarse hasta un punto concreto para asistir, tanto para las empresas que participan en él como para los asistentes. Esto supone que haya una mayor difusión gracias a su retransmisión online. 

Al no existir la necesidad de contar con un espacio físico para su celebración si no que únicamente es necesario un ambiente virtual, los eventos online suponen un gran ahorro y una reducción de gastos. Por su parte, los asistentes no deben preocuparse de tener que desplazarse hasta un lugar concreto, mientras que los organizadores pueden ahorrarse el transporte y alojamiento de trabajadores o invitados y comida, entre otros gastos.

Consejos para organizar eventos virtuales

Lo más importante a la hora de organizar un evento virtual es disponer de un correcto funcionamiento del mismo empleando una plataforma que permita generar la experiencia deseada para participantes, ponentes y patrocinadores.

Como en todo evento, es importante tener los objetivos muy claros y saber qué es lo que se desea conseguir con la celebración de este evento: ¿informar? ¿formar? ¿fidelizar? ¿atraer a nuevos clientes? Es importante conocer esto de antemano para que el organigrama del evento esté correctamente diseñado para alcanzar estos objetivos.

Además, es necesario promocionar el evento para atraer al público adecuado a través de los canales oportunos siguiendo un plan de comunicación y marketing. Puedes recurrir al email marketing, a las redes sociales y a las campañas publicitarias de Google. También es importante involucrar a la audiencia e interactuar con ellos atendiendo a todas sus peticiones. Y, por supuesto, debes ser capaz de resolver los problemas que se puedan presentar. Durante el evento pueden surgir diferentes situaciones o inconvenientes no deseados por lo que, como organizador, es importante reaccionar rápidamente y dar la solución adecuada.

Tipos de eventos virtuales que puedes organizar

Existen multitud de tipos de eventos virtuales dependiendo del sector para el que se realicen, con que objetivo y las actividades que se vayan a realizar. Si estás buscando ideas para organizar un evento virtual y no sabes qué hacer, en Eventos BCN te damos algunas ideas para que lleves a cabo un evento online exitoso.

Cursos y talleres online

Los cursos y talleres en modalidad online, también conocidos como workshops, son actividades que han ganado mucha popularidad en los últimos años. Son espacios donde se realizan diferentes actividades interactivas en las que un profesor imparte una materia concreta a los participantes generando conocimiento.

Su duración no suele ser muy larga y pueden estar incorporados dentro de una actividad principal, también virtual, como un evento especializado, actividades de team building o jornadas de formación.

Networking

Una de las grandes ventajas que ofrecen los eventos online es el networking, la capacidad de comunicarse e interactuar con otros participantes entablando relaciones profesionales y personales, estimulando la confianza en cualquier negocio o colaboración laboral.

En los eventos virtuales, esto suele darse a través de la asistencia de expertos y líderes del sector como oradores y ponentes que proporcionan información y consejos sirviéndose de su propia experiencia.

Conferencias y charlas

Normalmente, las conferencias, congresos y charlas suelen ser reuniones multitudinarias organizadas por empresas o diferentes organizaciones o sectores educativos que pueden durar más de una jornada.

Suelen organizarse alrededor de una temática concreta sobre la que se celebran diferentes charlas y ponentes con especialistas.

Eventos corporativos y Team Building con Eventos BCN

La tecnología facilita la posibilidad de organizar eventos híbridos, donde se combina la presencialidad física y online. En este caso, en Eventos BCN estamos especializados en la organización de todo tipo de eventos, tanto para particulares como para empresas en Barcelona.

Para garantizar unos resultados satisfactorios, es necesario contar con especialistas para que la parte presencial del evento reporte unos resultados satisfactorios tanto para los organizadores como para los asistentes. Para garantizar estos resultados de acuerdo a los objetivos planteados, realizamos un estudio para analizar los canales comunicativos que permitan alcanzar estos objetivos fijados a través de una buena difusión y una perfecta organización.

Si necesita encontrar un servicio de organización de eventos a medida para celebrar cualquier evento corporativo o de otra índole, el equipo especializado de Eventos BCN está a su disposición para solicitar servicios que incluyen la celebración de este tipo de eventos en la Ciudad Condal. Contamos con la posibilidad de organizar eventos en locales privados, espacios exclusivos para reuniones o eventos corporativos, restaurantes, bares musicales, áticos con terraza, locales con jardín y espacios al aire libre

Además, disponemos de un servicio de Catering para eventos con los que puedes contratar desayunos y coffee break, brunch y buffet, comidas, menús de gala, aperitivos o cócteles innovadores.

Puedes ponerte en contacto con nosotros y te ofreceremos las mejores ideas para la organización de un evento y otras las facilidades para que sea tal y como lo estás pensando.